Założenie własnej działalności gospodarczej daje możliwość większej wolności i niezależności, ponieważ to sam przedsiębiorca decyduje, co, jak szybko i jakimi metodami chce osiągnąć cele. Jednak wiele początkujących przedsiębiorców obawia się skomplikowanych formalności związanych z rejestracją firmy. W związku z tym, poniżej przedstawiamy szczegółowe kroki, które należy podjąć w trakcie procesu rejestracji firmy.
Czy istnieje obowiązek rejestracji firmy?
Istotnym elementem każdego przedsiębiorstwa jest jego koncepcja. Jeśli przedsiębiorca ma już pomysł na to, czym chce się zajmować na rynku, kolejnym krokiem jest właściwe zarejestrowanie swojej działalności. Jednak czy każdy rodzaj biznesu wymaga rejestracji zgodnie z prawem?
Zazwyczaj, prowadzenie własnej działalności gospodarczej wymaga rejestracji w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Jednak, jeśli spodziewamy się niewielkich przychodów, nie musimy rejestrować się jako przedsiębiorcy. Aby móc prowadzić działalność nierejestrowaną, należy spełnić kilka warunków.
- nie można osiągać przychodów, które przekroczą 50% minimalnego wynagrodzenia w danym miesiącu.
- należy posiadać status osoby fizycznej.
- nie można prowadzić działalności w ramach spółki cywilnej.
- nie można wykonywać działalności regulowanej, wymagającej zezwoleń i koncesji.
- w przeciągu ostatnich 60 miesięcy nie prowadziło się działalności gospodarczej.
Warto zaznaczyć, że w niektórych przypadkach nie jest wymagana rejestracja działalności w rejestrze przedsiębiorców. Przykładami takich dziedzin są działalność agroturystyczna prowadzona przez rolników, produkcja wina przez rolników oraz rolniczy handel detaliczny.
Zacznijmy od księgowości
Przy rozpoczynaniu procesu rejestracji firmy, warto już na początku zdecydować, jaką metodę księgowości chce się wykorzystać. Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań, które pozwalają na współpracę z biurami rachunkowymi, zapewniającymi wsparcie w prowadzeniu księgowości. Korzystanie z usług takich firm pozwala przedsiębiorcom na zaoszczędzenie czasu i ułatwienie procesu wypełniania wniosków oraz załatwiania spraw w Urzędzie Skarbowym. Dzięki temu przedsiębiorca może skoncentrować się na prowadzeniu swojej działalności, a nie na rozwiązywaniu problemów związanych z księgowością.
Dla przedsiębiorców istnieje wiele możliwości prowadzenia księgowości. Jednym z popularnych rozwiązań jest korzystanie z usług biura rachunkowego, które zapewnia kompleksową obsługę księgową oraz dedykowaną księgową, która zajmuje się wszystkimi obowiązkami związanymi z księgowością. Dodatkowo, wiele firm oferuje program do faktur, co umożliwia automatyzację procesu fakturyzacji. Często taka opcja wiąże się także z dostępem do certyfikowanego archiwum e-faktur, darmowego CRM oraz integracji z platformami e-commerce, takimi jak Allegro czy Shopper. Dzięki temu przedsiębiorca może skupić się na prowadzeniu swojej działalności, a zadania księgowe zostają w pełni zrealizowane przez zewnętrzne biuro rachunkowe.
Księgowość online zyskuje na popularności jako sposób na zaoszczędzenie czasu i zwiększenie mobilności działań w obszarze księgowości. Jednak należy pamiętać, że przedsiębiorcy mają także możliwość samodzielnego prowadzenia swojej księgowości.
Wypełnijmy wniosek CEIDG-1
Aby zarejestrować swoją firmę w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, przedsiębiorca musi złożyć wniosek CEIDG-1. Dzięki temu wnioskowi zostanie on wpisany do ewidencji działalności gospodarczej oraz do Krajowego Rejestru Urzędowego Podmiotów Gospodarki Narodowej (REGON). Po złożeniu wniosku, przedsiębiorca otrzymuje również NIP, który jest przesyłany na podany w formularzu adres e-mail.
Dzięki wnioskowi CEIDG-1 każdy ma możliwość uzyskania dostępu do bazy danych z informacjami o przedsiębiorstwach prowadzonych przez osoby fizyczne i zarejestrowanych w Polsce. Przez CEIDG-1 przedsiębiorcy mają także możliwość zgłaszania zmian w danych swojej firmy oraz decyzji o zawieszeniu, wznowieniu lub likwidacji działalności. Ponadto, CEIDG umożliwia dostęp do bezpłatnych informacji udostępnianych przez Centralną Informację Krajowego Rejestru Sądowego (KRS).
Wniosek CEIDG-1 możemy złożyć poprzez:
- wypełnienie formularza online, zalogowanie się do CEIDG, wydrukowanie i przesłanie do właściwego urzędu miasta lub gminy.
- wypełnienie wniosku online bez konieczności logowania, a następnie jego wydrukowanie i złożenie w Urzędzie Miasta lub Gminy.
- pobranie formularza wniosku w Urzędzie Miasta lub Gminy i złożenie go osobiście. Następnie Urząd przekształci takie zgłoszenie na formę elektroniczną.
- wypełnienie interaktywnego wniosku CEIDG-1 na stronie internetowej CEIDG oraz podpisanie go za pomocą profilu zaufanego ePUAP, co pozwala na załatwienie formalności związanych z rejestracją działalności bez wychodzenia z domu.
- skorzystanie z najprostszego sposobu, jakim jest wypełnienie interaktywnego wniosku elektronicznego.
Ważne jest, aby pamiętać, że wniosek CEIDG-1 może być złożony w dowolnie wybranym urzędzie miasta lub gminy. Nie ma już obowiązku składania wniosku w urzędzie właściwym dla miejsca zamieszkania, co daje większą swobodę w wyborze miejsca składania wniosku.
Zgłośmy się jako podatnik VAT w Urzędzie Skarbowym
Jeśli przedsiębiorca będzie podatnikiem VAT, musi udać się do Urzędu Skarbowego i złożyć wniosek VAT-R, aby zarejestrować się jako VAT-owiec. Ważne jest, aby zrobił to przed rozpoczęciem sprzedaży towarów lub świadczenia usług podlegających opodatkowaniu VAT, czyli przed dniem uzyskania pierwszych przychodów.
Istnieją trzy sposoby złożenia wniosku VAT-R:
- wypełnij formularz VAT-R online na naszej stronie, wydrukuj go i złoż osobiście we właściwym Urzędzie Skarbowym.
- wyślij wniosek listownie.
- złóż wniosek online za pomocą płatnego podpisu kwalifikowanego lub zaloguj się przy użyciu profilu zaufanego ePUAP. Ta opcja jest dostępna, gdy składasz formularz VAT-R razem z wnioskiem CEIDG lub gdy posiadasz numer NIP, który jest potrzebny do wypełnienia formularza.
W przypadku gdy przedsiębiorca będzie wykonywał usługi lub sprzedaż na rzecz innych podatników VAT lub osiągał duże obroty, powinien już od początku zarejestrować się jako czynny podatnik VAT. Podobnie jest w przypadku osób, które będą zajmować się importem towarów. W takiej sytuacji konieczna jest rejestracja jako czynny podatnik VAT już na samym początku prowadzenia działalności.
Nadanie numeru NIP i REGON
Po zarejestrowaniu wniosku CEIDG-1 numer REGON zostanie przyznany przez GUS, a następnie przesłany na adres e-mail podany we wniosku. Proces ten trwa zwykle 7 dni roboczych od momentu rejestracji wniosku.
Po złożeniu wniosku CEIDG-1 numer NIP zostanie nadany przez Urząd Skarbowy i przesłany na adres e-mail podany we wniosku. Zazwyczaj proces ten trwa około jednego dnia roboczego od momentu zarejestrowania wniosku.
Zarejestrujmy działalność w ZUS-ie
Przedsiębiorca prowadzący własną firmę jest jednocześnie płatnikiem składek za osoby ubezpieczone oraz osobą ubezpieczoną w ZUS. Zgłoszenie jako płatnik składek jest dokonywane przez ZUS na podstawie informacji zawartych we wniosku CEIDG-1 złożonym przez przedsiębiorcę. Jednak zgłoszenie się jako osoba ubezpieczona do ZUS może wymagać osobistego dopełnienia formalności przez przedsiębiorcę.
Przy rejestracji działalności gospodarczej przedsiębiorca jest automatycznie zgłaszany do ZUS jako płatnik składek za osoby ubezpieczone. Jednakże, jeśli chce on również zostać objęty ubezpieczeniem jako osoba prowadząca działalność gospodarczą, musi złożyć oświadczenie o dobrowolnym zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych.
Jeśli przedsiębiorca chce być zgłoszony jako osoba ubezpieczona w ZUS, musi dołączyć do dokumentów składanych w urzędzie miasta lub gminy wypełnioną deklarację ZUS ZUA lub ZUS ZZA, w zależności od tego, czy chce być zgłoszony do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego, czy tylko do składki zdrowotnej.
Jeśli deklaracje ZUS ZUA lub ZZA nie zostaną dołączone do dokumentów składanych w urzędzie miasta lub gminy wraz z wnioskiem CEIDG-1, przedsiębiorca musi złożyć te dokumenty samodzielnie w ZUS, nie później niż 7 dni od rejestracji firmy. Zgłoszenie można złożyć także elektronicznie.
Po rozpoczęciu działalności gospodarczej, przedsiębiorca ma obowiązek zgłosić się do ZUS w ciągu siedmiu dni. Wtedy to dokonuje wyboru odpowiednich składek w zależności od źródeł swoich dochodów. W tym celu musi wypełnić formularz ZZA w przypadku wyboru ubezpieczenia zdrowotnego lub formularz ZUA w przypadku wyboru ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego.
W przypadku, gdy działalność gospodarcza jest jedynym źródłem dochodu, należy skorzystać z druku ZUS ZUA. Natomiast, gdy przedsiębiorca posiada dodatkowe źródła dochodu, takie jak umowa o pracę na pełen etat, i nie chce być dobrowolnie ubezpieczony, powinien wypełnić druk ZUS ZZA.
Jeśli przedsiębiorca rozpoczyna swoją działalność po raz pierwszy lub nie prowadził jej przez ostatnie 5 lat oraz nie był wspólnikiem w spółce, to przysługują mu ulgi w płaceniu składek ZUS. W tym przypadku ulga może zostać udzielona na okres pierwszych 6 miesięcy działalności.
Po wykorzystaniu ulgi na start przedsiębiorca musi rozważyć, jaka forma ubezpieczeń jest dla niego najlepsza. W zależności od sytuacji, może zdecydować się na rejestrację do składek preferencyjnych, które są niższe niż pełne składki, lub do pełnych składek. W przypadku wyboru składek preferencyjnych, może zostać zobowiązany również do zarejestrowania się do składki zdrowotnej. Ostateczna decyzja zależy od indywidualnej sytuacji przedsiębiorcy i rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej.
Załóżmy firmowe konto bankowe
Posiadanie osobnego konta bankowego dla działalności gospodarczej umożliwia dokładne śledzenie finansów firmy. Przedsiębiorca ma obowiązek dokonywania rozliczeń podatkowych i składkowych za pośrednictwem tego konta. W celu założenia rachunku firmowego, przedsiębiorca powinien posiadać wpis do CEIDG oraz dowód osobisty, dlatego zaleca się założenie rachunku po rejestracji firmy.
Aby założyć rachunek firmowy w banku, należy wypełnić wniosek i podać podstawowe informacje o firmie, takie jak nazwa, adres i numery identyfikacyjne. Przedsiębiorcy nie są zobowiązani do posiadania konta bankowego, ale należy pamiętać, że transakcje powyżej 15 000 zł powinny być dokonywane na rachunek bankowy, który jest umieszczony na białej liście. Na liście znajdują się tylko rachunki firmowe.
Przedsiębiorca, który założył rachunek bankowy, powinien poinformować o tym Urząd Skarbowy, podając informacje na druku CEIDG. Od początku 2020 roku wszelkie należności podatkowe, takie jak VAT, PIT czy CIT, należy uiszczać na indywidualny mikrorachunek podatkowy. Aby go wygenerować, można skorzystać z platformy podatki.gov.pl lub zwrócić się o pomoc do urzędu skarbowego.
Po założeniu konta bankowego, przedsiębiorca musi złożyć w urzędzie miasta lub gminy wniosek o zmianę wpisu w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Wniosek musi zawierać informacje o numerze firmowego rachunku bankowego oraz podmiocie prowadzącym dokumentację rachunkową i miejscu jej przechowywania. Jeśli te informacje nie zostały wcześniej podane, konieczne jest ich uzupełnienie.
Na co warto zwrócić uwagę?
Przed założeniem działalności gospodarczej istotne jest, aby dokładnie sprawdzić, czy dana działalność nie wymaga posiadania koncesji, zezwoleń lub licencji. W przypadku takich wymagań, należy ubiegać się o nie przed rozpoczęciem działalności. Wnioskowanie o koncesję najczęściej odbywa się przez skierowanie odpowiedniego wniosku do ministra właściwego ze względu na przedmiot działalności. Po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego, wydawana jest decyzja administracyjna dotycząca koncesji.
Ponadto, niektóre osoby prowadzące określone rodzaje działalności gospodarczej, takie jak fryzjerzy, kosmetyczki, mechanicy, osoby prowadzące punkty gastronomiczne lub warsztaty wulkanizacyjne, są zobowiązane do posiadania kasy fiskalnej. Obowiązek ten dotyczy już pierwszej transakcji i należy go spełnić przed rozpoczęciem prowadzenia działalności.
Jeśli potrzebujesz pomocy w zakresie rejestracji firmy, skieruj się na: https://www.ifirma.pl/rejestracja-firmy
[artykuł partnerski]
