Analiza i ewidencja czasu pracy kierowców od zawsze stanowiła istotny obszar prowadzenia działalności transportowej. Jednak teraz, wraz z wprowadzeniem przepisów wynikających z Pakietu Mobilności proces kontroli i prawidłowego ewidencjonowania czasu pracy ulegnie pewnym modyfikacjom. Na które kwestie należy zwrócić szczególną uwagę?
Ewidencja czasu pracy kierowcy - co musi zawierać po zmianach?
Ewidencjonowanie czasu pracy kierowców od zawsze stanowiło obowiązek, jednak szereg praktyk stosowanych przez przedsiębiorców nie pozwalało na to, by ewidencja ta zawsze wyglądała identycznie. Pakiet mobilności i szereg zasad nowelizujących obszar ewidencji czasu pracy wprowadza istną rewolucję, której głównym celem jest ujednolicenie systemu z praktykami, które obowiązują w całej Unii Europejskiej.
I tak oto ewidencja czasu pracy powinna być dokumentem, który zawiera informacje o:
- liczbie przepracowanych godzin roboczych kierowcy;
- godzinach rozpoczęcia i zakończenia pracy;
- godzinach nadliczbowych oraz tych przepracowanych w nocy;
- dniach wolnych od pracy oraz ich uzasadnieniu;
- godzinach pełnionego dyżuru;
- rodzajach i wymiarze usprawiedliwionych oraz nieusprawiedliwionych absencjach.
Ewidencja czasu pracy ponadto musi być osobnym dokumentem, przygotowanym na podstawie dokumentów źródłowych, takich jak tachograf, karty kierowcy czy wykresówki. W przeszłości przedsiębiorca mógł traktować te dokumenty jako ewidencje, obecnie jednak jest to niedopuszczalne. Zmianie dodatkowo uległ okres obowiązku przechowywania ewidencji czasu pracy kierowców. Dawne 3 lata zamieniono na 10 lat.
Analiza i kontrola czasu pracy jako integralny proces zapewniający zgodność z przepisami
Oprócz samego procesu ewidencjonowania czasu pracy, na pracodawcy ciąży także obowiązek jakim jest kontrola, analiza i rozliczanie czasu pracy kierowców, oraz weryfikacji, czy ewidencja dostarczana do pracodawcy jest zgodna ze stanem faktycznym.
Pamiętajmy, że czas pracy kierowcy nie ogranicza się jedynie do pracy za kierownicą. Czas zabiera także nadzór załadunku i rozładunku, czynności techniczne związane z utrzymaniem pojazdu w odpowiedniej kondycji, czynności administracyjne i wiele innych. Specyfika pracy kierowcy oczywiście może prowadzić do nadużyć, które w przypadku potencjalnej kontroli mogą prowadzić do dotkliwych kar finansowych. Dlatego tak istotne jest, by poza samym ewidencjonowaniem wdrożyć także procesy analizy i kontroli czasu pracy kierowców.
Jak efektywnie prowadzić ewidencję czasu pracy kierowców?
Nowe przepisy i unifikacja zasad w dużej mierze prowadzi do generowania dodatkowych kosztów po stronie przedsiębiorcy. Nowy system ewidencjonowania czasu pracy i rozliczania zasadniczego wynagrodzenia jest na tyle skomplikowany, że niezbędne byłoby zatrudnienie specjalisty, a także zapewnienie mu odpowiedniego zaplecza w postaci sprzętu i oprogramowania.
Czy istnieje jednak inny, tańszy sposób na realizację tego obowiązku? Zlecenie rozliczania firm transportowych zewnętrznym specjalistom stanowi idealne rozwiązanie, które dostosowane jest do naszych potrzeb i panujących na rynku warunków. Specjaliści zadbają o to, by ewidencja była przygotowana należycie, w zgodzie z faktycznym stanem, a także w odpowiednim terminie, bez żadnych dodatkowych procesów z naszej strony.
Korzyści wynikające ze zlecenia outsourcingu ewidencji czasu pracy kierowców to oszczędność czasu, redukcja stałych kosztów biznesu, a także komfort psychiczny, który zapewniają nam specjaliści biegli w prawie pracy i prawie transportowym.
