W firmie działającej w Słubicach zagraniczny wyjazd służbowy to szczególnie częste zjawisko. Bliskość granicy sprawia, że nawet godzinny wyjazd na spotkanie z kontrahentem we Frankfurcie nad Odrą, szkolenie w Berlinie, odbiór towaru czy wyjazd na montaż oznaczają konieczność rozliczenia podróży według zasad właściwych dla delegacji zagranicznych. Znaczenie mają dokładne godziny przekroczenia granicy, zapewnione pracownikowi posiłki, środek transportu i dokumenty potwierdzające poniesione wydatki. Ile wynosi dieta przy wyjeździe do Niemiec i które koszty może zwrócić pracodawca?

Kiedy wyjazd do Niemiec jest delegacją pracowniczą?

Przekroczenie granicy samo w sobie nie przesądza jeszcze o powstaniu podróży służbowej. Najpierw trzeba sprawdzić, gdzie zgodnie z umową znajduje się stałe miejsce pracy zatrudnionej osoby i jaki charakter ma dany wyjazd.

Kodeks pracy wiąże podróż służbową z wykonywaniem na polecenie pracodawcy zadania poza miejscowością, w której znajduje się jego siedziba, albo poza stałym miejscem pracy pracownika. Typowym przykładem będzie więc handlowiec zatrudniony w Słubicach, który jedzie na pojedyncze spotkanie z klientem w Berlinie, albo pracownik techniczny wysłany na kilka dni do montażu urządzenia u niemieckiego kontrahenta.

Inaczej trzeba ocenić sytuację pracownika mobilnego, którego określone w umowie miejsce pracy obejmuje szerszy teren i który regularnie przemieszcza się po nim w ramach zwykłych obowiązków. Każdy taki przypadek wymaga odniesienia do warunków zatrudnienia i rzeczywistego charakteru wykonywanej pracy.

Od którego momentu liczy się delegację zagraniczną?

W przypadku firm ze Słubic naturalnym środkiem transportu na wiele wyjazdów do Niemiec będzie samochód. Sposób przejazdu warto jednak ustalić jeszcze przed rozpoczęciem delegacji, szczególnie jeżeli pracownik chce wykorzystać własne auto.

Autorzy artykułu na blogu programu do księgowości Systim „Delegacje pracownicze bez błędów. Jak rozliczać koszty podróży w 2026 roku” zwracają uwagę na istotny w tym kontekście wniosek wynikający z prawomocnego wyroku NSA z 2 grudnia 2025 r.: „każda nieuzgodniona modyfikacja warunków delegacji – przesiadka do prywatnego auta, taksówka zamiast pociągu, dodatkowy nocleg dla wygody – powinna być wcześniej zaakceptowana przez pracodawcę”.

Ma to znaczenie również dla późniejszego rozliczenia kosztów. Jeżeli w poleceniu wyjazdu wskazano konkretny środek transportu, pracownik nie powinien samodzielnie zastępować go innym i dopiero po powrocie przedstawiać pracodawcy wydatków do zwrotu.

Jeżeli pracownik jedzie prywatnym samochodem za zgodą pracodawcy, zwrot kosztów przejazdu ustala się na podstawie liczby przejechanych kilometrów i odpowiedniej stawki.

Dieta za delegację do Niemiec w 2026 roku

Stawka diety dla Niemiec wynosi obecnie 49 euro za dobę podróży zagranicznej. Przy niepełnej dobie stosuje się trzy progi:

• do 8 godzin przysługuje 1/3 diety, czyli 16,33 euro,
• powyżej 8 do 12 godzin przysługuje 50% diety, czyli 24,50 euro,
• powyżej 12 godzin przysługuje pełne 49 euro.

W Słubicach szczególnie częste mogą być krótkie, jednodniowe wyjazdy. Pracownik przekracza granicę o godz. 8:00, odbywa spotkanie lub wykonuje zlecenie w Niemczech i wraca do Polski o godz. 15:00. Zagraniczna część podróży trwa wtedy siedem godzin, więc zgodnie ze stawkami wynikającymi z rozporządzenia należna jest 1/3 diety, czyli 16,33 euro.

Jeśli powrót nastąpi o 18:00, pobyt za granicą będzie trwał dziesięć godzin i dieta wzrośnie do 24,50 euro.

Obiad z kontrahentem może zmniejszyć dietę

Przy obliczaniu diety trzeba wiedzieć również, czy pracownik miał zapewnione bezpłatne posiłki. W delegacji zagranicznej wartość diety pomniejsza się o:

• 15% za śniadanie,
• 30% za obiad,
• 30% za kolację.

Dla niemieckiej diety wynoszącej 49 euro oznacza to odpowiednio 7,35 euro za śniadanie oraz po 14,70 euro za obiad i kolację.

Znaczenie może mieć więc także posiłek opłacony przez organizatora szkolenia albo śniadanie wliczone w cenę hotelu. Pracownik powinien przekazać tę informację osobie rozliczającej delegację, nawet jeśli sam nie otrzymał osobnego rachunku za jedzenie.

Przy zapewnionym całodziennym wyżywieniu pracownik zachowuje 25% diety.

Nocleg w Niemczech. Limit wynosi 170 euro

Jeżeli delegacja wymaga noclegu, pracownikowi przysługuje zwrot kosztu hotelu potwierdzonego rachunkiem lub fakturą. Dla Niemiec limit wynosi 170 euro za dobę hotelową.

Pracodawca może zaakceptować również koszt przekraczający tę kwotę, jeżeli wystąpi uzasadniony przypadek. Może mieć to znaczenie chociażby podczas dużych targów branżowych, kiedy ceny noclegów w konkretnym mieście są znacznie wyższe niż zwykle.

Jeśli pracownik nie przedstawi rachunku za nocleg i nocleg nie został mu bezpłatnie zapewniony, może przysługiwać ryczałt w wysokości 25% limitu. Przy wyjeździe do Niemiec daje to 42,50 euro.

Samochód służbowy i prywatny podczas delegacji do Niemiec

W przypadku firm ze Słubic naturalnym środkiem transportu na wiele wyjazdów do Niemiec będzie samochód. Jeżeli pracownik korzysta z auta służbowego, przedsiębiorca rozlicza wydatki związane z jego eksploatacją zgodnie z zasadami dotyczącymi firmowego pojazdu. Podczas wyjazdu mogą pojawić się również koszty parkingów, opłat drogowych czy innych wydatków niezbędnych do wykonania zadania.

Pracownik może pojechać również własnym samochodem, jeżeli pracodawca wyrazi na to zgodę. Zwrot kosztów przejazdu ustala się wtedy na podstawie liczby przejechanych kilometrów i odpowiedniej stawki.

W 2026 roku dla samochodów spalinowych maksymalne stawki kilometrówki wynoszą:

• 0,89 zł za kilometr dla samochodu o pojemności silnika do 900 cm³,
• 1,15 zł za kilometr dla samochodu o pojemności powyżej 900 cm³.

W dokumentacji powinny znaleźć się m.in. trasa, liczba przejechanych kilometrów i dane pojazdu. Sposób podróży najlepiej uzgodnić jeszcze przed wyjazdem, zwłaszcza gdy pracownik zamierza użyć własnego samochodu.

Jak rozliczać faktury i rachunki z Niemiec?

Delegowany pracownik powinien zbierać dokumenty potwierdzające poniesione wydatki: faktury za hotel, bilety, potwierdzenia opłat parkingowych czy rachunki dotyczące innych kosztów zaakceptowanych przez pracodawcę.

W przypadku wydatków poniesionych w Niemczech dokumenty będą najczęściej wystawione w euro. W księgowości trzeba więc uwzględnić odpowiednie przeliczenie kwot na złote.

Warto również pamiętać o zmianach, które w 2026 roku przyniósł KSeF. Faktura otrzymana od niemieckiego hotelu, restauracji czy innego zagranicznego dostawcy nie trafia do KSeF. Ministerstwo Finansów wskazuje wprost, że system nie służy do raportowania zakupów od zagranicznych dostawców. Taki dokument nadal trzeba przekazać do rozliczenia w firmie we właściwy sposób.

Inaczej może wyglądać obieg dokumentów wystawianych przez polskich podatników podczas podróży. W firmie, która regularnie wysyła pracowników w delegacje, warto więc ustalić, które dokumenty księgowość otrzymuje przez KSeF, a które pracownik musi dostarczyć po powrocie.

Ile czasu pracownik ma na rozliczenie delegacji?

Zgodnie z zasadami wynikającymi z rozporządzenia pracownik powinien rozliczyć koszty podróży w ciągu 14 dni od jej zakończenia. Do rozliczenia dołącza faktury, rachunki, bilety oraz inne dokumenty potwierdzające poniesione wydatki.

Diety i wydatki rozliczane ryczałtowo nie wymagają faktur. Jeżeli uzyskanie dokumentu potwierdzającego konkretny wydatek było niemożliwe, pracownik może złożyć pisemne oświadczenie opisujące poniesiony koszt i wyjaśniające przyczynę braku dokumentu.

Przed wyjazdem zagranicznym pracownik może również otrzymać zaliczkę na niezbędne wydatki. Co do zasady przy podróży zagranicznej wypłaca się ją w walucie obcej. Za zgodą pracownika można przekazać zaliczkę w złotych, po przeliczeniu według odpowiedniego kursu NBP.

Co powinno znaleźć się w rozliczeniu delegacji zagranicznej?

Przy częstych wyjazdach do Niemiec warto przyjąć w firmie jeden sposób zbierania informacji. Rozliczenie powinno pozwalać ustalić przede wszystkim:

• cel i miejsce podróży,
• datę oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia wyjazdu,
• godzinę przekroczenia granicy w obu kierunkach,
• środek transportu,
• zapewnione pracownikowi posiłki,
• noclegi,
• poniesione wydatki,
• wysokość wypłaconej wcześniej zaliczki,
• kwotę diet i przysługujących ryczałtów.

W firmach regularnie wysyłających pracowników za Odrę dobra procedura rozliczania delegacji oszczędza przede wszystkim późniejszego wyjaśniania braków. Przy jednym wyjeździe łatwo przypomnieć sobie godzinę przekroczenia granicy czy opłacony przez kontrahenta obiad. Po miesiącu i kilkunastu podobnych podróżach takie szczegóły znacznie trudniej odtworzyć.

[artykuł partnerski]