Czy produktywność i efektywność czymś się od siebie różnią? A może najważniejsza jest efektywność? Jak być bardziej produktywnym w pracy i jak skutecznie planować? Poznaj odpowiedzi na te i inne pytania.
Produktywność, wydajność i efektywność – co jest czym?
Produktywność, wydajność i efektywność to pojęcia często używane zamiennie. I choć mają wspólny mianownik, to nie oznaczają dokładnie tego samego. Sprawdź, czym się różnią:
- Wydajnością określa się maksymalizację ilości efektywnego czasu, jaki jest przeznaczony na wykonanie zadania. Równocześnie ważna jest eliminacja czynności, które mają mniejsze znaczenie. W praktyce chodzi więc o to, by np. odpisać na jak największą liczbę maili czy zapakować jak największą liczbę paczek do wysłania, czyli by wykonać jak największą liczbę przydzielonych zadań. Wydajność można stosunkowo łatwo zmierzyć i zwiększyć. „Wystarczy” np. zmienić obecnie przydzielone obowiązki lub sposób ich wykonywania.
- Efektywność to z kolei skuteczne wykorzystanie dostępnych zasobów w celu osiągnięcia zamierzonych celów. Podkreślić trzeba szczególnie znaczenie „skuteczności” oraz „jakości”. W efektywności nie jest więc ważne tylko to, ile zrobisz, ale też z jakim skutkiem i z jaką jakością.
- Produktywność jest iloczynem wydajności i efektywności. Jest to więc najistotniejsze zagadnienie w odniesieniu do działań mających na celu zwiększenie i udoskonalenie procesów w firmie, np. procesów sprzedażowych (bądź jakichkolwiek innych działań). Oznacza to, że jest ona celem każdego działania, które zmierza do zwiększenia czy udoskonalenia sprzedaży lub wykonywania jakichkolwiek innych, zawodowych obowiązków.
Produktywność w pracy a listy zadań
Niezależnie od tego, czy masz w zwyczaju robić listy zadań, czy odnajdujesz się w chaosie, mamy dla Ciebie ważną wiadomość – powinieneś planować. A że trudno jest dobrze zaplanować pracę bez spisania planu, to konkluzja wydaje się oczywista – warto robić listy zadań. Jednak jak zrobić to dobrze?
Spisanie na kartce lub w aplikacji wszystkich zadań, które masz do wykonania w danym dniu czy tygodniu, sprawia, że zrzucasz z ramion ciężar odpowiedzialności pamiętania o obowiązkach (zarówno zawodowych, jak i prywatnych). Spisanie zadań do wykonania to już pierwszy krok do sukcesu. W pierwszej kolejności spisz wszystko, co przychodzi Ci do głowy – nie układaj jeszcze konkretnego planu, nie porządkuj zadań zgodnie z hierarchią ważności. Spisz to, co pamiętasz. Taką listę możesz przygotować np. w niedzielę wieczorem, jeśli planujesz prywatne zadania lub w piątek pod koniec dnia pracy, jeśli robisz listę zawodowych zadań. W poniedziałek rano spójrz na listę wypoczętym okiem i dopiero wtedy zaplanuj zadania na tydzień i na dzień.
Jak rozsądnie planować, aby zwiększyć produktywność w pracy (i nie tylko)
Zwykle mamy tendencję do przeceniania tego, co możemy zrobić w ciągu jednego dnia. Pamiętaj więc, by planować w trybie pesymistycznym, a nie optymistycznym. Co to oznacza? Na pewno nie to, że masz się zamartwiać, że nie zdążysz zrobić wszystkiego, co znalazło się na Twojej liście. Po prostu spójrz na plan dnia czy tygodnia obiektywnie i zastanów się, czy faktycznie będziesz w stanie zrobić wszystko, co zaplanowałeś. Weź pod uwagę, że zdarzają się nieprzewidziane sytuacje, że musisz robić przerwy w ciągu dnia i że może wpaść Ci dodatkowe zajęcie. Po prostu planuj racjonalnie. Jaki to ma wpływ na produktywność? Zdecydowanie łatwiej skupić się na zadaniach i wykonać je efektywnie oraz w dobrej jakości, widząc efekty pracy – jeśli zadań będzie za dużo i nie wykonasz w ich w zaplanowanym czasie, może to doprowadzić do frustracji i spadku motywacji.
Jak być produktywnym – praca w blokach
W czasach, kiedy dookoła jest mnóstwo rozpraszaczy i mamy do czynienia z przebodźcowaniem, coraz trudniej skupić się na jednej czynności. W związku z tym można podzielić pracę na bloki czasowe. Zacznij od ustawienia minutnika np. na 0,5 godziny. W tym czasie wyłącz powiadomienia w telefonie i skrzynce pocztowej, odłóż smartfon na bok, by nie kusił Cię za bardzo. Pracuj przez wyznaczony czas, a potem zrób 5-minutową przerwę np. na sprawdzenie mediów społecznościowych czy inną, wybraną czynność. Z czasem zwiększaj długość odcinków offline.
Produktywność w pracy a „najlepsze godziny”
Oceń, które godziny w ciągu dnia są dla Ciebie najbardziej produktywne – kiedy pracuje Ci się najlepiej, kiedy Twoja motywacja i poziom koncentracji są wysokie. Jeśli taki czas przypada na godziny poranne (co najczęściej ma miejsce), staraj się nie planować na ten czas żadnych zadań administracyjnych, odpisywania na mało istotne maile czy spotkań. Wykorzystaj te godziny na kreatywną pracę lub najtrudniejsze zadania.
Źródło: adCookie.
[artykuł partnerski]
